POLITICĂ DE CONFIDENȚIALITATE

ȘI NOTĂ DE INFORMARE CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

actualizat 01.08.2026 –

POSITIVE WORKING S.R.L., cu sediul în Sat Sânpetru, Comuna Sânpetru, Str. Venus nr. 14, Camera 1, Județ Brașov, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J2023000908086, CUI 47868145, în calitate de operator al platformei GetDoc, disponibilă prin www.getdoc.ro și/sau app.getdoc.ro, vă informează prin prezenta politică asupra modului în care prelucrează datele cu caracter personal în legătură cu utilizarea platformei și a serviciilor GetDoc.

Pentru întrebări privind această Politică, pentru exercitarea drepturilor prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR” sau „RGPD”) ori pentru solicitări privind protecția datelor, ne puteți contacta la adresa de e-mail: suport@getdoc.ro.

În această Politică, termenii „GetDoc”, „noi”, „Platforma” sau „Furnizorul” se referă la POSITIVE WORKING S.R.L., iar termenul „Utilizator” are sensul prevăzut în Termenii și Condițiile GetDoc.

Ne propunem să protejăm datele dumneavoastră și să fim transparenți cu privire la categoriile de date prelucrate, scopurile în care le folosim, durata stocării, destinatarii datelor și drepturile de care beneficiați.

Această Politică se aplică atât utilizatorilor care accesează GetDoc fără cont, cât și utilizatorilor care creează conturi, achiziționează abonamente sau folosesc platforma pentru generarea, salvarea, descărcarea sau administrarea documentelor electronice.

CE ESTE GETDOC ȘI CUM FUNCȚIONEAZĂ SERVICIUL

GetDoc este o platformă digitală de completare asistată și generare de documente electronice, pe baza datelor introduse, selectate și confirmate de Utilizator. În forma actuală, documentele pot viza, în principal, operațiuni în relația cu Oficiul Național al Registrului Comerțului, cum ar fi documente privind societăți, asociați, administratori, sedii, coduri CAEN, certificate constatatoare și alte operațiuni similare.

Platforma nu oferă, prin simpla punere la dispoziție a șabloanelor și fluxurilor automate, consultanță juridică, fiscală, contabilă sau de afaceri. Utilizatorul este responsabil să verifice corectitudinea datelor introduse, oportunitatea folosirii documentului generat și conformitatea operațiunii cu situația sa concretă.

În funcție de modul de utilizare, GetDoc poate prelucra date în regim de utilizare fără cont, cont creat fără abonament activ, cont cu abonament activ sau serviciu punctual achiziționat prin platformă.

CE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRĂM

Pentru furnizarea serviciilor GetDoc, pentru administrarea platformei, pentru respectarea obligațiilor legale și pentru protejarea drepturilor noastre, putem prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal:

• date de identificare și contact ale Utilizatorului sau ale reprezentantului acestuia: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, calitate în cadrul societății, date de autentificare și date aferente contului;

• date ale persoanelor implicate în documentele generate: asociați, administratori, reprezentanți, împuterniciți, beneficiari reali, titulari de sedii, persoane de contact sau alte persoane menționate în documentele generate;

• date de identificare prevăzute de formularele sau documentele necesare operațiunii solicitate: domiciliu, sediu, data și locul nașterii, cod numeric personal, serie și număr act de identitate, cetățenie, calitate, mandat sau alte elemente necesare completării documentelor;

• date privind comenzile, abonamentele și plățile: plan tarifar, servicii achiziționate, istoric comenzi, facturi, tranzacții, status plată, identificatori de plată. Datele complete ale cardului sunt introduse în interfața procesatorului de plăți și nu sunt stocate de GetDoc;

• date tehnice și de securitate: adresa IP, browser, sistem de operare, identificatori de sesiune, loguri de acces, loguri de eroare, acțiuni efectuate în cont, date privind securitatea și funcționarea platformei;

• date transmise prin solicitări de suport: conținutul mesajelor, atașamente, descrierea erorilor, date necesare pentru identificarea contului sau a problemei semnalate;

• date folosite pentru comunicări comerciale, dacă vă exprimați consimțământul: adresă de e-mail, preferințe de comunicare, istoricul consimțămintelor și al dezabonărilor.

În cazul în care Utilizatorul inițiază procesul de verificare sau actualizare a datelor unei firme prin introducerea CUI-ului, putem prelucra și următoarele categorii de date:

1. CUI-ul societății introduse de Utilizator;
2. datele firmei preluate automat prin Platformă sau prin parteneri/furnizori de date, cum ar fi denumirea, sediul, codurile CAEN, capitalul social, asociații, administratorii, punctele de lucru, activitățile autorizate sau alte date relevante pentru procesul ONRC;
3. datele de identificare și contact ale persoanei care inițiază procesul: nume, adresă de e-mail și, opțional, număr de telefon;
4. statusul procesului inițiat în Platformă, etapa la care a ajuns Utilizatorul, opțiunile selectate, interesul exprimat pentru serviciu, codul promoțional transmis sau folosit, data și ora consimțământului pentru comunicări comerciale, canalul de comunicare și istoricul dezabonărilor.

Datele privind asociații, administratorii, beneficiarii reali, reprezentanții sau alte persoane fizice asociate unei societăți pot reprezenta date cu caracter personal, chiar dacă provin din documente oficiale, registre publice, surse publice sau furnizori de date. Aceste date sunt folosite de GetDoc numai pentru scopurile descrise în prezenta Politică, în special pentru precompletarea fluxului, pregătirea documentelor și furnizarea serviciului solicitat de Utilizator.

GetDoc nu solicită categorii speciale de date, cum ar fi date privind sănătatea, apartenența sindicală, religia, date biometrice sau date privind condamnări penale. Dacă Utilizatorul introduce voluntar astfel de date într-un câmp liber sau într-un document încărcat/transmis, acestea vor fi prelucrate numai în măsura necesară furnizării serviciului solicitat, securității platformei sau respectării obligațiilor legale.

SURSA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

În principal, datele provin direct de la Utilizator, prin completarea formularelor din platformă, crearea contului, alegerea șabloanelor, generarea documentelor, transmiterea solicitărilor de suport sau efectuarea plăților.

În anumite situații, datele pot proveni din documente oficiale furnizate de Utilizator, din certificate constatatoare, din informații publice ori din sisteme terțe utilizate la cererea Utilizatorului, în măsura în care aceste funcționalități sunt disponibile în platformă.

Atunci când Utilizatorul introduce date despre alte persoane, de exemplu asociați, administratori, reprezentanți, beneficiari reali, angajați, titulari de sedii sau alte persoane menționate în documente, sursa directă a datelor pentru GetDoc este Utilizatorul. În aceste situații, Utilizatorul trebuie să se asigure că are dreptul să introducă respectivele date și că persoanele vizate au fost informate, dacă legea impune acest lucru.

Datele tehnice pot fi colectate automat în momentul accesării platformei, prin cookie-uri, identificatori de sesiune, loguri tehnice și tehnologii similare. Pentru aceste prelucrări se aplică și Politica de cookies GetDoc.

În cazul fluxului de verificare pe bază de CUI, datele pot proveni:

a) direct de la Utilizator, prin introducerea CUI-ului, numelui, adresei de e-mail, numărului de telefon și a opțiunilor selectate în Platformă;

b) din documentele încărcate de Utilizator, cum ar fi certificatul constatator sau alte documente oficiale;

c) din surse publice, registre publice, baze de date oficiale sau agregatori/furnizori de date;

d) de la parteneri tehnici sau furnizori de date, inclusiv Termene.ro sau alți furnizori similari, atunci când Platforma folosește aceste servicii pentru preluarea automată a datelor firmei.

Atunci când datele despre asociați, administratori, reprezentanți sau alte persoane fizice sunt preluate automat în urma introducerii CUI-ului, sursa imediată a acestor date pentru GetDoc poate fi furnizorul de date utilizat în Platformă, iar scopul prelucrării este facilitarea procesului de completare și generare a documentelor solicitate de Utilizator.

ROLUL GETDOC ÎN PRELUCRAREA DATELOR: OPERATOR ȘI PERSOANĂ ÎMPUTERNICITĂ

În funcție de scopul concret al prelucrării, GetDoc poate avea două roluri distincte: operator de date sau persoană împuternicită de operator.

GetDoc în calitate de operator

GetDoc acționează ca operator atunci când stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor, de exemplu pentru: crearea și administrarea contului, autentificare, plăți, facturare, suport, securitatea platformei, gestionarea relației contractuale, comunicări operaționale, respectarea obligațiilor legale, apărarea drepturilor GetDoc și, după caz, comunicări comerciale transmise pe baza consimțământului.

GetDoc în calitate de persoană împuternicită

GetDoc poate acționa ca persoană împuternicită atunci când un Utilizator (persoana fizică sau profesionist, o societate, un consultant, un avocat, un contabil sau o altă entitate) folosește platforma pentru a introduce date ale unor persoane fizice în vederea generării documentelor necesare propriei activități.

În această situație, Utilizatorul este operatorul datelor introduse în documente, deoarece el stabilește scopul prelucrării, decide ce date introduce, decide pentru cine generează documentele, stabilește temeiul legal al prelucrării și decide dacă, unde și cum folosește documentul generat. GetDoc pune la dispoziție mijlocul tehnic de completare, generare, stocare temporară sau administrare a documentelor, conform instrucțiunilor Utilizatorului și cadrului contractual aplicabil.

În calitate de persoană împuternicită, GetDoc nu stabilește scopurile proprii ale prelucrării datelor introduse în documente, nu decide conținutul documentelor generate, nu validează realitatea juridică sau economică a informațiilor introduse și nu folosește datele terților menționați în documente pentru marketing direct, vânzare de date sau profilare.

În cazul funcționalității prin care Utilizatorul introduce CUI-ul unei societăți pentru verificare, preluare automată și precompletarea procesului ONRC, GetDoc acționează, de regulă, ca operator pentru datele necesare furnizării acestei funcționalități, administrării relației cu Utilizatorul, gestionării formularului de inițiere, comunicărilor operaționale, comunicărilor comerciale pentru care există consimțământ, securității Platformei și respectării obligațiilor legale.

În măsura în care Utilizatorul folosește ulterior Platforma pentru a introduce, confirma, modifica, salva sau genera documente care conțin date ale unor terți, GetDoc poate acționa ca persoană împuternicită a Utilizatorului-operator, în special atunci când Utilizatorul este un profesionist, o societate, un avocat, un contabil, un consultant

sau o altă entitate care folosește Platforma în nume propriu ori pentru clienții săi.

În calitate de persoană împuternicită, GetDoc nu stabilește scopul juridic pentru care Utilizatorul prelucrează datele terților, nu decide dacă documentul trebuie generat, nu decide dacă documentul trebuie depus la ONRC și nu stabilește temeiul juridic al prelucrării datelor persoanelor menționate în documente. Aceste elemente sunt stabilite de Utilizatorul-operator.

GetDoc pune la dispoziție mijlocul tehnic de completare, precompletare, validare tehnică, generare, stocare temporară, descărcare sau regenerare a documentelor, potrivit instrucțiunilor Utilizatorului și funcționalităților disponibile în Platformă.

În configurația declarată a Platformei, datele introduse sau confirmate de Utilizator sunt prelucrate automat de aplicație și salvate pe server pentru perioadele prevăzute în Termenii și Condițiile GetDoc. Personalul GetDoc nu vizualizează în mod curent și nu accesează operațional conținutul completat de Utilizator în documente, nici în cazul utilizatorilor cu abonament activ. Accesul la documente și la conținutul acestora este rezervat Utilizatorului autentificat sau sesiunii care a inițiat procesul, cu excepția situațiilor tehnice, de securitate, suport, investigație, obligație legală sau apărare a drepturilor, în care accesul poate fi necesar și va fi limitat la ceea ce este strict necesar.

Evidența activităților de prelucrare în calitate de persoană împuternicită

În măsura în care GetDoc acționează ca persoană împuternicită pentru Utilizatorii-operatori, GetDoc păstrează, în condițiile art. 30 alin. (2) din GDPR, o evidență a categoriilor de activități de prelucrare desfășurate în numele operatorilor.

Această evidență nu reprezintă o citire, analiză sau inventariere a conținutului fiecărui document generat de Utilizator și nu presupune accesul curent al personalului GetDoc la datele introduse de Utilizator în documente. Evidența vizează categoriile generale de activități tehnice desfășurate de Platformă, cum ar fi:

1. preluarea datelor introduse sau confirmate de Utilizator;
2. preluarea automată a unor date despre firmă prin CUI, atunci când această funcționalitate este disponibilă;
3. completarea asistată a câmpurilor;
4. generarea documentelor în format electronic;
5. stocarea temporară sau pe durata abonamentului, în funcție de tipul de cont;
6. punerea documentelor la dispoziția Utilizatorului pentru consultare, descărcare sau regenerare;
7. ștergerea, anonimizarea ori eliminarea datelor la expirarea perioadelor de retenție;
8. aplicarea măsurilor tehnice și organizatorice de securitate;
9. gestionarea incidentelor de securitate și asistarea Utilizatorului-operator, atunci când este cazul.

Evidența poate include categoriile de operatori în numele cărora GetDoc acționează, categoriile de activități de prelucrare, categoriile generale de date, categoriile de persoane vizate, furnizorii implicați, eventualele transferuri în afara Spațiului Economic European și o descriere generală a măsurilor tehnice și organizatorice de securitate.

CE FACEM ȘI CE NU FACEM CU DATELE INTRODUSE DE UTILIZATOR ÎN DOCUMENTE

Datele introduse de Utilizator în câmpurile platformei sunt folosite pentru completarea automată a documentelor selectate, pentru generarea documentelor în format electronic, pentru punerea lor la dispoziția Utilizatorului și, în funcție de tipul de cont, pentru salvarea, consultarea, descărcarea sau regenerarea acestora.

În configurația declarată a platformei, GetDoc nu vizualizează în mod curent și nu accesează operațional conținutul completat de Utilizator în documente, nici în cazul utilizatorilor cu abonament activ. Datele sunt prelucrate automat de aplicație și sunt salvate pe server pentru perioadele prevăzute în Termenii și Condițiile GetDoc, însă personalul GetDoc nu consultă conținutul documentelor și nu dispune, ca regulă de lucru, de o interfață operațională destinată citirii conținutului documentelor generate.

DE CONFIRMAT TEHNIC înainte de publicare: dacă arhitectura este de tip „fără acces la conținut” prin criptare sau prin limitări de interfață/permisiuni. Dacă există acces tehnic posibil la baza de date sau la infrastructură de către administratori autorizați, formularea finală trebuie să precizeze că nu există acces operațional curent, iar accesul tehnic este permis doar în cazuri excepționale, controlate și justificate.

GetDoc poate prelucra metadate tehnice privind documentele generate, precum tipul șablonului, data generării, versiunea șablonului, statusul generării, identificatori tehnici sau loguri de funcționare, fără ca aceste metadate să presupună citirea conținutului juridic al documentelor.

Accesul excepțional la date sau documente poate fi necesar numai în situații limitate, cum ar fi: solicitarea expresă de suport a Utilizatorului, investigarea unei erori tehnice, prevenirea fraudei, securitatea platformei, apărarea drepturilor GetDoc, îndeplinirea unei obligații legale sau răspunsul la solicitarea unei autorități competente. În aceste cazuri, accesul trebuie limitat la strictul necesar și documentat potrivit procedurilor interne.

GetDoc nu vinde datele introduse de Utilizator, nu le folosește pentru a contacta direct terții menționați în documente, nu le folosește pentru marketing către acești terți și nu le folosește pentru antrenarea unor sisteme de inteligență artificială sau dezvoltarea unor produse concurente, cu excepția cazului în care datele au fost anonimizate ireversibil ori există un acord explicit valabil, după caz.

EVIDENȚA ACTIVITĂȚILOR DE PRELUCRARE ÎN CALITATE DE PERSOANĂ ÎMPUTERNICITĂ

În măsura în care GetDoc acționează ca persoană împuternicită pentru Utilizatorul-operator, GetDoc are obligația de a păstra, acolo unde este aplicabil, o evidență a categoriilor de activități de prelucrare desfășurate în numele operatorilor, conform art. 30 alin. (2) GDPR.

Această evidență este o evidență internă de conformitate și nu reprezintă o bază de date publică și nici o evidență detaliată a conținutului fiecărui document completat de Utilizator. Ea poate include, după caz:

• numele și datele de contact ale GetDoc, în calitate de persoană împuternicită;

• datele de identificare și contact ale Utilizatorului-operator în numele căruia sunt desfășurate activitățile de prelucrare, în limitele datelor de cont, contractuale sau de facturare disponibile;

• categoriile de activități de prelucrare desfășurate în numele Utilizatorului-operator, de exemplu: colectare prin formular, completare automată, generare document, stocare pe durata abonamentului sau a perioadei tehnice aplicabile, descărcare, regenerare, backup tehnic și ștergere/anonimizare la expirarea perioadelor aplicabile;

• dacă este cazul, informații privind transferurile de date către țări terțe sau organizații internaționale, în funcție de furnizorii tehnici folosiți;

• o descriere generală a măsurilor tehnice și organizatorice de securitate aplicabile, în măsura în care acestea pot fi descrise fără afectarea securității platformei.

GetDoc nu înlocuiește obligațiile proprii ale Utilizatorului-operator privind evidența activităților de prelucrare, informarea persoanelor vizate, stabilirea temeiului juridic, gestionarea consimțămintelor sau răspunsul la cererile persoanelor vizate. Utilizatorul trebuie să își evalueze propriile obligații GDPR în funcție de activitatea desfășurată și de datele pe care le introduce în platformă.

TEMEIURILE PE BAZA CĂRORA PRELUCRĂM DATELE DUMNEAVOASTRĂ

Prelucrăm datele cu caracter personal numai dacă există un temei juridic valabil. În funcție de situație, prelucrarea se poate întemeia pe unul sau mai multe dintre următoarele temeiuri:

• executarea contractului sau efectuarea demersurilor înainte de încheierea contractului – art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, pentru crearea contului, accesul la platformă, generarea documentelor, administrarea abonamentului și furnizarea serviciilor solicitate;

• respectarea unei obligații legale – art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR, pentru facturare, evidențe financiar-contabile, răspunsuri către autorități, păstrarea documentelor impuse de lege și alte obligații legale aplicabile;

• interesul legitim – art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR, pentru securitatea platformei, prevenirea fraudelor, soluționarea reclamațiilor, apărarea drepturilor, îmbunătățirea serviciilor, păstrarea unor loguri tehnice și comunicări operaționale;

• consimțământul – art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR, pentru comunicări comerciale/newsletter, cookies neesențiale, analytics sau alte prelucrări care necesită acordul expres al persoanei vizate;

• instrucțiunile Utilizatorului-operator, în cazul prelucrărilor realizate de GetDoc în calitate de persoană împuternicită, conform art. 28 GDPR și cadrului contractual aplicabil.

Atunci când GetDoc acționează ca persoană împuternicită, temeiul juridic al prelucrării datelor terților introduse în documente este stabilit de Utilizatorul-operator, nu de GetDoc.

Pentru funcționalitatea de verificare a firmei pe baza CUI-ului și preluare automată a datelor, temeiul principal este executarea contractului sau efectuarea demersurilor la cererea persoanei vizate înainte de încheierea contractului, atunci când Utilizatorul solicită inițierea procesului de verificare, precompletare sau generare documente.

Pentru prelucrarea datelor tehnice, prevenirea abuzurilor, securitatea Platformei, păstrarea unor loguri și apărarea drepturilor GetDoc, temeiul poate fi interesul legitim.

Pentru comunicările comerciale, transmiterea de coduri promoționale, oferte, campanii, informații despre produse, abonamente sau funcționalități noi, temeiul va fi consimțământul Utilizatorului, atunci când legea îl impune. Utilizatorul poate retrage consimțământul oricând, fără ca retragerea să afecteze legalitatea prelucrărilor efectuate anterior.

În cazul clienților existenți, GetDoc poate transmite comunicări privind produse sau servicii similare, în condițiile legii, dacă adresa de e-mail a fost obținută cu ocazia vânzării unui produs sau serviciu și dacă Utilizatorului i s-a oferit posibilitatea clară, expresă, simplă și gratuită de a se opune atât la colectarea adresei, cât și în fiecare comunicare ulterioară.

SCOPURILE PENTRU CARE PRELUCRĂM DATE CU CARACTER PERSONAL

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în următoarele scopuri principale:

Accesul și utilizarea platformei GetDoc

Prelucrăm datele necesare pentru accesarea platformei, crearea și administrarea contului, autentificare, menținerea sesiunii, afișarea documentelor disponibile, salvarea preferințelor și funcționarea serviciilor. Temeiul principal este executarea contractului sau efectuarea demersurilor precontractuale, iar pentru anumite loguri tehnice și măsuri de securitate se aplică interesul legitim.

Verificarea firmei și inițierea procesului ONRC pe baza CUI-ului

Prelucrăm CUI-ul introdus de Utilizator și datele firmei preluate automat pentru a identifica societatea, pentru a afișa informațiile disponibile, pentru a precompleta fluxul de actualizare CAEN sau alte operațiuni ONRC, pentru a permite Utilizatorului să verifice și să continue procesul și pentru a reduce completarea manuală a datelor.

Formular de inițiere, reluarea procesului și comunicări privind serviciul solicitat

Prelucrăm numele, adresa de e-mail și, opțional, numărul de telefon pentru a identifica solicitarea, pentru a transmite informații legate de procesul inițiat, pentru a permite reluarea procesului, pentru a răspunde solicitărilor Utilizatorului și pentru a administra relația precontractuală sau contractuală.

Coduri promoționale, reduceri și comunicări comerciale

Dacă Utilizatorul își exprimă consimțământul, putem folosi numele, adresa de e-mail, numărul de telefon, etapa procesului, interesul exprimat și istoricul interacțiunii cu Platforma pentru a transmite coduri de reducere, oferte, informații despre produse GetDoc, abonamente, funcționalități noi, campanii promoționale sau alte comunicări comerciale. Utilizatorul se poate dezabona oricând.

Generarea documentelor

Prelucrăm datele introduse de Utilizator pentru completarea automată a documentelor selectate și pentru generarea documentelor în format electronic. Pentru Utilizatorul persoană fizică ce acționează în nume propriu, temeiul este executarea contractului. Pentru datele terților introduse de Utilizatorul profesionist sau entitatea juridică, GetDoc acționează, de regulă, ca persoană împuternicită, iar Utilizatorul stabilește temeiul prelucrării.

Administrarea abonamentelor, comenzilor și plăților

Prelucrăm datele necesare pentru achiziționarea serviciilor, activarea abonamentelor, gestionarea reînnoirilor, confirmarea plăților, emiterea facturilor și ținerea evidențelor contabile. Datele complete ale cardului sunt prelucrate de procesatorul de plăți afișat în platformă, de exemplu Netopia sau alt procesator folosit la momentul plății.

Comunicări operaționale și suport

Vă putem transmite mesaje legate de cont, documente, abonamente, plăți, modificări importante ale serviciului, incidente tehnice, securitate sau solicitări de suport. Aceste comunicări sunt necesare pentru prestarea serviciilor și pentru administrarea relației contractuale.

Securitatea platformei și prevenirea fraudelor

Prelucrăm date tehnice, loguri și identificatori de securitate pentru a proteja platforma, conturile, datele și documentele împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării, fraudei, atacurilor informatice sau utilizării abuzive.

Respectarea obligațiilor legale și apărarea drepturilor

Prelucrăm datele necesare pentru respectarea obligațiilor legale, fiscale, contabile, arhivistice sau de raportare și pentru a răspunde solicitărilor autorităților competente. De asemenea, putem prelucra date pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept, inclusiv în cazul unor litigii, reclamații sau investigații.

Marketing și comunicări comerciale

Putem transmite comunicări comerciale, newslettere sau informații despre servicii GetDoc numai în condițiile legii, de regulă pe baza consimțământului. Vă puteți dezabona oricând, prin mecanismul indicat în comunicare sau printr-o solicitare transmisă la suport@getdoc.ro.

Analytics, cookies și îmbunătățirea platformei

Putem utiliza cookies și tehnologii similare pentru funcționarea platformei, măsurarea performanței, statistici, analytics sau îmbunătățirea serviciilor. Cookies neesențiale vor fi folosite numai în condițiile Politicii de cookies și ale bannerului de consimțământ implementat tehnic.

PRELUCRAREA DATELOR MINORILOR

GetDoc este destinat utilizării de către persoane majore, profesioniști, reprezentanți ai societăților, consultanți sau alte persoane care au capacitatea de a utiliza platforma în mod legal. Nu intenționăm să colectăm date ale minorilor prin platformă.

Dacă un Utilizator introduce date ale unui minor într-un document sau într-un câmp liber, responsabilitatea pentru existența temeiului legal și pentru informarea persoanei vizate/reprezentantului legal revine Utilizatorului, iar GetDoc va prelucra aceste date doar în măsura necesară furnizării serviciului solicitat și potrivit rolului aplicabil.

CUI VOM DIVULGA DATELE DUMNEAVOASTRĂ

Nu divulgăm datele cu caracter personal către terți decât în măsura necesară pentru furnizarea serviciilor GetDoc, administrarea platformei, respectarea obligațiilor legale, securitate, suport, facturare, procesarea plăților sau apărarea drepturilor noastre.

Datele pot fi accesibile sau transmise, după caz, către următoarele categorii de destinatari:

• furnizori de hosting, infrastructură, stocare, backup și administrare tehnică – ROMARG SRL Data Center Brasov, Romania;

• furnizori de e-mail tranzacțional, suport, ticketing sau comunicări operaționale – SENDINBLUE — 17 rue de Salneuve, 75017, Paris, France

• procesatori de plăți,: Netopia

• furnizori de servicii analytics, cookies sau marketing online – Google Analytics

• contabili, consultanți fiscali, avocați, auditori sau alți consultanți profesionali, în limitele necesare;

• autorități publice, instanțe, organe de control, ANAF, ONRC sau alte instituții, atunci când legea impune sau permite acest lucru;

Furnizorii care acționează ca persoane împuternicite vor fi utilizați numai în măsura în care oferă garanții adecvate privind protecția datelor și sunt ținuți de obligații contractuale de confidențialitate și securitate. Furnizorii care stabilesc independent scopurile și mijloacele prelucrării, cum poate fi cazul unor procesatori de plăți, pot acționa ca operatori independenți potrivit propriilor politici de confidențialitate.

Datele pot fi transmise sau pot deveni accesibile, în limita necesară, către parteneri sau furnizori de date utilizați pentru verificarea firmelor pe baza CUI-ului și preluarea automată a datelor necesare procesului, inclusiv Termene.ro sau furnizori similari.

În cadrul acestui flux, GetDoc poate transmite către furnizorul de date CUI-ul introdus de Utilizator și date tehnice strict necesare interogării, iar furnizorul de date poate returna informații despre societatea identificată.

Natura juridică a relației cu furnizorul de date poate fi, după caz, de furnizor independent de date, persoană împuternicită, subîmputernicit sau operator independent, în funcție de contractul aplicabil și de modul concret în care sunt stabilite scopurile și mijloacele prelucrării.

GetDoc nu transmite către furnizorul de date conținutul documentelor generate de Utilizator, cu excepția cazului în care o anumită funcționalitate viitoare va impune acest lucru și numai după informarea corespunzătoare a Utilizatorului.

PARTENERI, INTEGRĂRI TERȚE ȘI OPERATORI ASOCIAȚI

Platforma poate conține legături către website-uri, servicii sau sisteme terțe. În cazul în care interacționați direct cu un serviciu terț, acel serviciu poate prelucra datele dumneavoastră potrivit propriei politici de confidențialitate.

În acest moment, GetDoc nu tratează în mod general relația cu Utilizatorii sau cu furnizorii tehnici ca relație de operatori asociați, cu excepția cazurilor în care o anumită integrare sau colaborare presupune stabilirea în comun a scopurilor și mijloacelor prelucrării. Dacă o asemenea situație va exista, informațiile relevante vor fi incluse în platformă, în Termeni și Condiții, într-o notă de informare separată sau într-o actualizare a acestei Politici.

Vă încurajăm să examinați politicile de confidențialitate ale serviciilor terțe pe care le accesați prin linkuri sau integrări disponibile în platformă.

CUI ȘI ÎN CE CONDIȚII VOM TRANSFERA DATELE DUMNEAVOASTRĂ CĂTRE O ȚARĂ TERȚĂ SAU O ORGANIZAȚIE INTERNAȚIONALĂ

În principiu, urmărim să folosim furnizori care prelucrează date în Uniunea Europeană sau în Spațiul Economic European. Dacă anumite date vor fi transferate în afara Spațiului Economic European, transferul se va realiza numai în condițiile prevăzute de GDPR, de exemplu în baza unei decizii de adecvare, a clauzelor contractuale standard sau a altor garanții legale aplicabile.

Accesarea unor linkuri sau servicii terțe poate determina transferuri de date operate de respectivele servicii, în condițiile propriilor politici de confidențialitate.

CÂT TIMP VOM STOCA DATELE DUMNEAVOASTRĂ

Vom stoca datele numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate, pentru furnizarea serviciilor GetDoc, pentru respectarea obligațiilor legale, pentru soluționarea disputelor și pentru protejarea drepturilor noastre.

Ștergerea datelor din cont sau expirarea perioadelor de retenție poate determina eliminarea accesului Utilizatorului la datele și documentele respective. Din motive tehnice, de securitate, backup sau continuitate operațională, anumite copii reziduale pot rămâne pentru o perioadă limitată în copii de siguranță, jurnale tehnice sau sisteme de arhivare temporară, fără a fi utilizate pentru prestarea curentă a serviciilor, cu excepția cazurilor impuse de lege, securitate sau apărarea drepturilor.

SECURITATEA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal, a conturilor, a documentelor și a infrastructurii GetDoc împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării, divulgării sau utilizării neautorizate.

Măsurile pot include, după caz: controlul accesului, autentificare, parole stocate în formă protejată, limitarea accesului intern, politici de confidențialitate, jurnalizare tehnică, monitorizare erori, backup, segregare de medii, măsuri de protecție a infrastructurii și revizuirea periodică a securității.

Nicio platformă digitală, aplicație web, bază de date, infrastructură de hosting sau metodă de transmitere prin internet nu poate garanta securitate absolută. De aceea, Utilizatorul are obligația de a păstra confidențialitatea datelor sale de autentificare, de a utiliza parole sigure, de a nu transmite accesul la cont unor persoane neautorizate și de a ne informa fără întârziere dacă suspectează compromiterea contului.

În cazul unui incident de securitate care afectează datele cu caracter personal, vom acționa potrivit procedurilor interne și obligațiilor legale aplicabile. Dacă GetDoc acționează ca persoană împuternicită, vom informa Utilizatorul-operator fără întârzieri nejustificate după ce luăm cunoștință de incident, în măsura în care incidentul privește datele prelucrate în numele său.

CARE SUNT DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ ȘI CUM LE PUTEȚI EXERCITA

În condițiile prevăzute de GDPR, aveți următoarele drepturi în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal:

Solicitările privind exercitarea drepturilor pot fi transmise la suport@getdoc.ro. Pentru protecția datelor, putem solicita informații suplimentare rezonabile pentru confirmarea identității solicitantului.

În cazul datelor introduse de un Utilizator profesionist despre terți, GetDoc poate acționa ca persoană împuternicită. În această situație, solicitările persoanelor vizate pot fi direcționate către Utilizatorul-operator, iar GetDoc va acorda asistență rezonabilă, în măsura posibilului și potrivit acordului de prelucrare aplicabil. Această regulă este importantă deoarece GetDoc nu stabilește temeiul juridic al prelucrării datelor terților introduse de Utilizator și nu cunoaște, în mod obișnuit, relația juridică dintre Utilizator și persoanele respective.

CE SE POATE ÎNTÂMPLA DACĂ NU NE FURNIZAȚI DATELE

Dacă nu furnizați datele necesare pentru crearea contului, autentificare, plată, facturare sau generarea documentelor, este posibil să nu putem furniza serviciul solicitat, să nu putem genera documentul dorit, să nu putem activa abonamentul sau să nu putem răspunde unei solicitări de suport.

Furnizarea datelor pentru marketing sau cookies neesențiale este opțională. Refuzul sau retragerea consimțământului nu afectează utilizarea funcționalităților esențiale ale platformei.

EXISTENȚA UNUI PROCES DECIZIONAL AUTOMATIZAT

GetDoc utilizează automatizări tehnice pentru completarea și generarea documentelor pe baza datelor introduse de Utilizator. Aceste automatizări nu reprezintă, în sine, decizii automate cu efect juridic asupra persoanei vizate în sensul GDPR, deoarece Utilizatorul decide datele introduse, documentul selectat, verificarea documentului și utilizarea acestuia.

Platforma nu evaluează automat situația juridică a Utilizatorului, nu stabilește drepturi sau obligații în numele unei autorități și nu garantează acceptarea documentelor de către ONRC sau alte autorități.

PLÂNGERI

Aveți dreptul să depuneți o plângere la autoritatea de supraveghere cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal. În România, autoritatea competentă este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, cu sediul în B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, e-mail: anspdcp@dataprotection.ro, telefon: +40.318.059.211 / +40.318.059.212.

Fără a vă afecta dreptul de a vă adresa autorității, vă rugăm să ne contactați în prealabil la suport@getdoc.ro pentru a încerca soluționarea directă a oricărei probleme.

CÂND SE APLICĂ ACEASTĂ POLITICĂ

Această Politică se aplică prelucrărilor de date realizate prin website-ul www.getdoc.ro, aplicația app.getdoc.ro, conturile GetDoc, serviciile de generare documente, serviciile de suport și comunicările operaționale sau comerciale aferente GetDoc.

Această Politică trebuie citită împreună cu Termenii și Condițiile GetDoc, Politica de cookies, Acordul privind prelucrarea datelor cu caracter personal / DPA GetDoc, dacă este aplicabil, și celelalte documente contractuale sau informative disponibile în platformă.

MODIFICĂRILE ACESTEI POLITICI

Putem actualiza această Politică de confidențialitate atunci când modificăm serviciile, furnizorii, funcționalitățile platformei, temeiurile de prelucrare sau obligațiile legale aplicabile. Versiunea actualizată va fi disponibilă pe website sau în aplicație.

Dacă modificările sunt semnificative și pot afecta drepturile sau interesele dumneavoastră, vom informa utilizatorii prin mijloace rezonabile, de exemplu prin notificare în platformă sau prin e-mail, în funcție de natura modificării.

POSITIVE WORKING S.R.L. / GETDOC