iul. 16,2026
By Emil Mailat
Anexa 4 ONRC este declarația pe propria răspundere prin care reprezentantul unei firme indică activitățile desfășurate la sediul social, la sediile secundare și la terți și confirmă îndeplinirea condițiilor legale de funcționare. Se depune la înființare, la modificarea obiectului de activitate sau la deschiderea unui punct de lucru.
Completarea Anexei 4 pare simplă până când firma are multe coduri CAEN sau mai multe sedii. Atunci activitățile trebuie distribuite corect între sediul social, punctele de lucru și activitățile prestate la terți — iar o singură eroare poate întârzia întregul dosar. Acest ghid explică, clar și fără jargon inutil, ce este documentul, cine îl semnează și cum îl completezi fără greșeli.
Vrei să eviți completarea manuală? Generează Anexa 4 și restul documentelor pentru dosarul ONRC pe getdoc.ro →
Pe scurt: 5 lucruri de reținut
Înainte de detalii, iată esențialul:
- Toate activitățile din obiectul de activitate trebuie reflectate în declarație.
- Fiecare activitate se asociază locului în care poate fi desfășurată efectiv.
- Un cod CAEN nu trebuie autorizat automat la toate sediile firmei.
- Anexa 4 nu înlocuiește avizele și autorizațiile speciale.
- Actualizarea simplă la CAEN Rev. 3 nu presupune automat o nouă Anexă 4.
Ce este Anexa 4 ONRC?
Anexa 4 ONRC este o declarație pe propria răspundere. Denumirea oficială a documentului este „Declarație pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare/desfășurare a activității”.
Prin această declarație, persoana care o semnează își asumă că activitățile înscrise sunt desfășurate cu respectarea condițiilor aplicabile în domeniul:
- sanitar;
- sanitar-veterinar și al siguranței alimentelor;
- protecției mediului;
- securității și sănătății în muncă.
Autorizarea funcționării se realizează prin înregistrarea declarației în registrul comerțului. Documentul prezintă activitățile firmei și locurile în care acestea se desfășoară: sediul social, sediile secundare sau, după caz, la terți.
Există însă o distincție importantă: înregistrarea Anexei 4 la ONRC are caracter declarativ. Ea nu înseamnă că autoritățile competente au verificat deja toate condițiile concrete de funcționare.
Ce activități se declară în Anexa 4?
Anexa 4 grupează codurile CAEN în funcție de locul în care firma urmează să desfășoare activitatea. Sunt trei categorii.
Activități desfășurate la sediul social
Aici se înscriu codurile CAEN aferente activităților desfășurate la adresa sediului social. Nu este necesar ca toate activitățile firmei să fie autorizate la sediul social — se selectează numai activitățile care pot fi desfășurate efectiv în acel spațiu.
Exemplu: o firmă de construcții poate avea zece coduri CAEN în obiectul de activitate, dar la sediul social desfășoară doar activități de consultanță și servicii administrative. Doar acestea se declară la sediu.
Activități desfășurate la terți
Activitățile la terți sunt cele desfășurate în afara sediului social și a sediilor secundare. În funcție de specific, pot intra aici:
- servicii prestate la sediul clientului;
- lucrări de instalare, reparații sau mentenanță;
- servicii de consultanță în locația beneficiarului;
- transport sau curierat;
- activități mobile;
- servicii desfășurate în locațiile partenerilor.
Faptul că o activitate poate fi prestată la sediul clientului nu înseamnă că trebuie declarată exclusiv la terți. Unele activități pot fi desfășurate atât la sediul firmei, cât și la terți.
Activități desfășurate la sediile secundare
Pentru fiecare punct de lucru, agenție sau alt sediu secundar se indică separat:
- adresa sediului secundar;
- codurile CAEN desfășurate în acea locație;
- denumirea activităților corespunzătoare.
Nu este necesar ca toate punctele de lucru să aibă aceleași activități. O firmă poate desfășura activități comerciale într-un punct de lucru și activități de depozitare în altul. Anexa 4 trebuie să reflecte situația fiecărei locații.
Trebuie introduse toate codurile CAEN ale firmei?
Da. Declarația trebuie să reflecte toate activitățile înscrise în obiectul de activitate al firmei. Legea nr. 265/2022 prevede că declarația trebuie să ateste situația curentă pentru toate activitățile declarate.
Aceasta nu înseamnă că toate codurile trebuie înscrise la sediul social, la fiecare punct de lucru și la terți în același timp. Codurile se distribuie între secțiuni, în funcție de locul în care fiecare activitate poate fi desfășurată.
O firmă poate avea, de exemplu:
| Activitate | Unde este autorizată |
|---|---|
| Activitatea A | numai la sediul social |
| Activitatea B | numai la un punct de lucru |
| Activitatea C | numai la terți |
| Activitatea D | la sediul social și la terți |
Greșeala frecventă este copierea tuturor codurilor CAEN în fiecare secțiune, fără a analiza ce se desfășoară efectiv în fiecare locație.
De ce nu autorizezi toate codurile la toate sediile?
Autorizarea unui cod CAEN într-o locație trebuie să aibă legătură cu activitatea pe care firma intenționează să o desfășoare acolo. Pentru unele activități pot fi necesare:
- avize sanitare sau sanitar-veterinare;
- autorizații de mediu;
- autorizații de funcționare de la autoritățile locale;
- condiții speciale privind spațiul;
- avize sau licențe profesionale;
- măsuri de securitate și sănătate în muncă.
Autorizarea nejustificată a unei activități la mai multe sedii poate crea obligații suplimentare și poate genera verificări privind condițiile de funcționare în fiecare locație. Din acest motiv, activitățile se distribuie realist, în funcție de utilizarea fiecărui spațiu. ONRC publică și liste orientative privind activitățile desfășurate sub condiție, însă soluția asupra fiecărei cereri aparține registratorului.
Anexa 4 înlocuiește autorizațiile speciale?
Nu. Depunerea Anexei 4 la ONRC nu înlocuiește avizele, licențele, notificările sau autorizațiile speciale cerute pentru anumite activități.
În funcție de domeniu, pot fi necesare în continuare documente emise de:
- direcția de sănătate publică;
- direcția sanitar-veterinară și pentru siguranța alimentelor;
- autoritatea competentă pentru protecția mediului;
- inspectoratul teritorial de muncă;
- primărie;
- autoritatea rutieră;
- alte instituții sau organisme profesionale.
Anexa 4 nu este o autorizație obținută în urma unui control și nu garantează că firma poate începe imediat orice activitate înscrisă. Pentru activitățile supuse condițiilor speciale, autorizarea se face de instituțiile competente, potrivit procedurilor din fiecare domeniu.
Ai o modificare de făcut la firmă? Pornește de la certificatul constatator și generează documentele necesare pe getdoc.ro →
Când trebuie depusă o nouă Anexă 4?
O nouă declarație poate fi necesară atunci când se modifică:
- obiectul de activitate;
- activitățile autorizate;
- sediul social;
- activitățile desfășurate la sediul social sau la terți;
- activitățile desfășurate la un punct de lucru;
- structura sediilor secundare.
Anexa 4 este necesară și la înființarea unui sediu secundar, când trebuie stabilite activitățile din noua locație. Legea prevede o nouă declarație și în cazul întreruperii temporare sau al reluării activității, dacă aceste operațiuni afectează situația declarată la registrul comerțului. Noua declarație trebuie să prezinte situația actuală a activităților firmei.
Este necesară Anexa 4 la actualizarea CAEN Rev. 3?
Nu în toate cazurile.
Actualizarea simplă la CAEN Rev. 3. Când firma realizează numai actualizarea obiectului de activitate la CAEN Rev. 3, fără să adauge, să elimine sau să modifice activitățile, ONRC nu include Anexa 4 în lista principală a documentelor. Pentru actualizarea simplă se indică, în principal, cererea de înregistrare și dovada împuternicirii, dacă formalitățile sunt îndeplinite de o persoană desemnată.
Actualizarea CAEN împreună cu alte modificări. Situația e diferită atunci când, odată cu trecerea la CAEN Rev. 3:
- se adaugă activități noi;
- se elimină anumite activități;
- se schimbă activitatea principală;
- se modifică activitățile autorizate;
- se deschide un punct de lucru;
- conversia unui cod vechi presupune alegerea între mai multe coduri noi.
În aceste cazuri poate fi necesară o nouă Anexă 4, astfel încât activitățile autorizate și locurile lor să corespundă noului obiect de activitate. Relațiile dintre CAEN Rev. 2 și CAEN Rev. 3 nu sunt întotdeauna directe: un cod vechi poate fi împărțit în mai multe coduri noi, iar mai multe coduri vechi pot fi reunite într-unul singur.
Cine poate semna Anexa 4?
Declarația poate fi semnată, după caz, de:
- unul dintre asociații societății;
- administrator;
- reprezentantul persoanei juridice care gestionează o sucursală;
- persoana fizică autorizată;
- titularul întreprinderii individuale;
- reprezentantul desemnat al întreprinderii familiale.
Semnarea poate fi olografă sau cu semnătură electronică calificată. Persoana care semnează își asumă răspunderea pentru corectitudinea informațiilor și pentru îndeplinirea condițiilor legale aplicabile activităților declarate.
Anexa 4 și certificatul constatator sunt același document?
Nu. Sunt două documente diferite:
| Anexa 4 | Certificatul constatator |
|---|---|
| Declarația completată și semnată de solicitant | Documentul eliberat de ONRC după înregistrare |
| Depusă de solicitant | Emis de ONRC |
| Prezintă activitățile declarate | Reflectă rezultatul înregistrării declarației |
Pe scurt: Anexa 4 este ce depui tu; certificatul constatator este ce primești înapoi de la ONRC.
Cum se completează Anexa 4 ONRC, pas cu pas
Înainte de completare, pregătește informațiile actuale despre firmă.
Pasul 1 — Verifică datele firmei: denumirea societății, numărul de ordine din registrul comerțului, codul unic de înregistrare, sediul social și datele persoanei care semnează.
Pasul 2 — Verifică obiectul de activitate: folosește forma actuală a obiectului de activitate și codurile CAEN valabile la data întocmirii. Dacă firma trece la CAEN Rev. 3, verifică rezultatul conversiei pentru fiecare cod.
Pasul 3 — Identifică sediile firmei: sediul social, toate punctele de lucru, agențiile sau sucursalele și activitățile desfășurate în afara sediilor proprii.
Pasul 4 — Distribuie codurile CAEN: asociază fiecare cod uneia sau mai multor secțiuni (sediu social, terți, sediu secundar), astfel încât distribuirea să reflecte modul real de desfășurare.
Pasul 5 — Verifică activitățile reglementate: pentru fiecare cod, verifică dacă activitatea presupune autorizații, avize, licențe, notificări sau condiții speciale privind spațiul ori personalul.
Pasul 6 — Verificare finală și semnare: confruntă toate codurile CAEN, adresele sediilor, distribuirea codurilor între locații, datele semnatarului și concordanța cu celelalte documente din dosarul ONRC.
Greșeli de evitat la completarea Anexei 4
Cele mai frecvente probleme sunt:
- Omiterea unor coduri CAEN existente în obiectul de activitate.
- Introducerea unor coduri care nu există în actul constitutiv.
- Folosirea codurilor CAEN Rev. 2 după actualizarea firmei la Rev. 3.
- Autorizarea automată a tuturor codurilor la toate sediile.
- Omiterea unui punct de lucru.
- Confundarea activităților la terți cu cele de la un sediu secundar.
- Folosirea unor adrese diferite de cele înregistrate în registrul comerțului.
- Neactualizarea declarației după modificarea activităților autorizate.
- Presupunerea că Anexa 4 înlocuiește autorizațiile speciale.
- Semnarea de o persoană fără calitatea necesară.
Cum te ajută GetDoc să generezi Anexa 4
Completarea manuală devine dificilă pentru firmele cu multe coduri CAEN, mai multe puncte de lucru sau activități diferite la sediu și la terți. În GetDoc, procesul pornește de la certificatul constatator al firmei.
Aplicația:
- extrage automat datele societății;
- identifică sediul social și sediile secundare;
- preia codurile CAEN;
- permite verificarea activităților pe fiecare locație;
- asistă conversia codurilor la CAEN Rev. 3;
- generează Anexa 4 în format PDF;
- generează Hotărârea AGA sau Decizia asociatului unic;
- generează actul constitutiv actualizat, când este necesar.
Încarci certificatul constatator, verifici informațiile extrase și selectezi activitățile desfășurate la sediu, la punctele de lucru sau la terți. La final, documentele sunt generate într-un format unitar și pot fi verificate înainte de semnare.
GetDoc nu este o platformă oficială ONRC și nu depune dosarul în numele utilizatorului. Aplicația facilitează pregătirea documentelor; semnarea, verificarea finală și depunerea rămân în responsabilitatea utilizatorului sau a profesionistului care gestionează dosarul.
Întrebări frecvente despre Anexa 4 ONRC
Ce este Anexa 4 ONRC? Anexa 4 este declarația pe propria răspundere prin care sunt indicate activitățile desfășurate de firmă la sediul social, la sediile secundare și la terți.
Trebuie autorizate toate codurile CAEN din actul constitutiv? Da. Toate activitățile din obiectul de activitate trebuie reflectate în declarație, dar nu este necesar ca fiecare cod să fie autorizat la toate sediile.
Pot declara un cod CAEN numai la terți? Da, dacă activitatea este desfășurată în afara sediului social și a sediilor secundare, iar modul concret de desfășurare permite acest lucru.
Pot autoriza același cod CAEN în mai multe locații? Da. Același cod poate fi declarat la sediul social, la unul sau mai multe puncte de lucru și la terți, dacă activitatea este desfășurată în acele locuri.
Este obligatorie Anexa 4 pentru actualizarea CAEN Rev. 3? Nu pentru actualizarea simplă, fără alte modificări. Anexa 4 poate deveni necesară când se modifică activitățile, autorizările sau locurile de desfășurare.
Anexa 4 este același lucru cu certificatul constatator? Nu. Anexa 4 este declarația depusă de solicitant, iar certificatul constatator este documentul emis ulterior de ONRC.
Anexa 4 înlocuiește autorizația de funcționare? Nu. Pentru activitățile reglementate pot fi necesare avize, licențe sau autorizații emise de instituțiile competente.
Cine semnează Anexa 4? În funcție de forma de organizare, documentul poate fi semnat de asociat, administrator, persoana fizică autorizată, titularul întreprinderii individuale sau reprezentantul întreprinderii familiale.
GetDoc depune Anexa 4 la ONRC? Nu. GetDoc generează documentele necesare, însă depunerea dosarului și verificarea finală revin utilizatorului sau specialistului care gestionează procedura.
Concluzie
Anexa 4 ONRC nu este doar un formular administrativ. Prin semnare, reprezentantul firmei declară activitățile care pot fi desfășurate, locurile în care se desfășoară și respectarea condițiilor legale aplicabile.
Pentru completarea corectă verifică împreună: obiectul de activitate actual, codurile CAEN valabile, activitățile desfășurate efectiv, sediul social, fiecare punct de lucru, activitățile prestate la terți și eventualele autorizații speciale.
Simplifică procesul. Încarcă certificatul constatator în GetDoc, verifică activitățile firmei și generează Anexa 4 și restul documentelor pentru dosarul ONRC →
Informațiile au caracter general. GetDoc este un instrument tehnic pentru pregătirea documentelor și nu înlocuiește analiza juridică, fiscală sau contabilă ori verificarea condițiilor aplicabile fiecărei activități. GetDoc nu este o platformă oficială ONRC și nu are afiliere cu aceasta.
