Declarația pe propria răspundere la înființare SRL (Anexa 4): ce declari

Declarația pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare, cunoscută ca Anexa 4, este actul prin care un SRL nou își „autorizează” activitățile la înființare. Nu mai mergi pe la autorități înainte de înregistrare: declari tu ce activități desfășori la sediu, la sediile secundare și la clienți, iar registrul comerțului transmite informațiile autorităților de control. Mai jos vezi cine o semnează, ce trece în fiecare rubrică, ce nu se declară și ce alte declarații mai intră în dosarul de înființare. Sursele sunt Legea nr. 265/2022, art. 121–124, formularul-tip ONRC și pagina ONRC pentru înregistrarea SRL.

Cuprins

• Pe scurt: declarația pe propria răspundere la înființare SRL
• Ce este declarația pe propria răspundere privind condițiile de funcționare
• Cine semnează declarația pe propria răspundere
• Ce declari: cele trei rubrici ale formularului
• Cum completezi declarația pe propria răspundere, pas cu pas
• Exemplu: firmă care lucrează la clienți, cu sediul în apartament
• Ce nu se declară: activitățile de birou
• Sediul fără activitate și avizul asociației de proprietari
• Ce se întâmplă după ce depui declarația pe propria răspundere
• Când dai o nouă declarație pe propria răspundere
• Celelalte declarații pe propria răspundere din dosarul SRL
• Greșeli frecvente în declarația pe propria răspundere
• Declarația pe propria răspundere în GetDoc
• Întrebări frecvente despre declarația pe propria răspundere

Pe scurt: declarația pe propria răspundere la înființare SRL

• Se depune odată cu cererea de înregistrare și face parte din ea, ca anexă (art. 122 alin. 1 și 6 din Legea nr. 265/2022).
• O semnează asociații și administratorii, olograf sau cu semnătură electronică calificată.
• Declari clasele CAEN desfășurate la sediul social, la terți și la fiecare sediu secundar.
• Activitățile proprii de birou ale firmei nu se declară.
• Dacă la sediu nu se desfășoară activitate, declarația-tip include și declarația care scutește firma de avizul asociației de proprietari.

Ce este declarația pe propria răspundere privind condițiile de funcționare

Art. 121 alin. (1) din Legea nr. 265/2022 spune că autorizarea funcționării se realizează prin înregistrarea în registrul comerțului a declarației-tip pe propria răspundere și a datelor din ea. Prin declarație, solicitantul își asumă legalitatea desfășurării tuturor activităților din obiectul de activitate și îndeplinirea condițiilor din domeniul sanitar, sanitar-veterinar și pentru siguranța alimentelor, al protecției mediului și al protecției muncii.

Modelul este aprobat prin ordin al ministrului justiției (art. 122 alin. 8), iar pe formularul ONRC apare ca „Anexa nr. 4”. De aici numele sub care o știu contabilii și consultanții. Același formular se folosește la PFA, la întreprinderi individuale și familiale și la societăți.

Cine semnează declarația pe propria răspundere

Pentru un SRL, art. 122 alin. (3) arată că declarația se semnează de asociați și de administratori, olograf sau cu semnătură electronică calificată. În formular, la „în calitate de”, semnatarul își trece calitatea: asociat sau administrator. La înființare, câmpurile „număr de ordine în registrul comerțului” și „cod unic de înregistrare” rămân goale, pentru că se completează numai când firma este deja înregistrată.

La un SRL cu un singur fondator care este și administrator, semnează o singură persoană. Dosarul pentru această situație e descris în articolul despre acte înființare SRL cu asociat unic.

Ce declari: cele trei rubrici ale formularului

Partea esențială a formularului este punctul 3, unde enumeri activitățile, pe clase CAEN, cu denumirea lor, în funcție de locul în care le desfășori:

Notele formularului precizează că prin „activitate la terți” se înțelege activitatea desfășurată în afara sediului social, profesional sau secundar, inclusiv activitățile itinerante. Iar sediile secundare sunt sucursalele, punctele de lucru, agențiile și alte unități fără personalitate juridică.

Clasele CAEN din declarația pe propria răspundere trebuie să facă parte din obiectul de activitate trecut în actul constitutiv. Cum alegi activitatea principală și secundarele vezi în articolul despre codurile CAEN la înființarea SRL.

Cum completezi declarația pe propria răspundere, pas cu pas

1. Rubrica I: autoritățile către care se transmit informațiile. Formularul indică, după caz, direcțiile de sănătate publică, ANSVSA, autoritățile de mediu și inspectoratele teritoriale de muncă.
2. Rubrica III: oficiul registrului comerțului de pe lângă tribunalul din județul sediului social.
3. Punctul V.1: datele semnatarului (nume, CNP, domiciliu, act de identitate) și calitatea lui, asociat sau administrator.
4. Punctul V.2: firma, cu denumirea din dovada de rezervare, și adresa completă a sediului social. Numărul de ordine și CUI-ul rămân necompletate la înființare.
5. Punctul 3: clasele CAEN, cu denumirea lor, la sediul social (3.1), la terți (3.2) și la sediile secundare (3.3).
6. Rubrica VI: data și semnătura. Formularul se întocmește într-un exemplar, pe propria răspundere.

Datele trebuie să coincidă cu cele din actul constitutiv și din cererea de înregistrare: aceeași denumire, aceeași adresă, aceleași clase CAEN. O declarație pe propria răspundere cu o adresă scrisă diferit este o sursă frecventă de neconcordanțe.

Exemplu: firmă care lucrează la clienți, cu sediul în apartament

Să luăm un SRL de amenajări interioare, cu sediul social în apartamentul administratorului. Lucrările se fac la clienți, iar în apartament se țin doar actele firmei. În declarația pe propria răspundere, rubrica 3.1 rămâne fără clase CAEN, pentru că activitatea de birou nu se declară; la rubrica 3.2 se trec clasele CAEN pentru lucrările de amenajare, desfășurate la terți; rubrica 3.3 rămâne goală, pentru că firma nu are puncte de lucru.

Pentru că la sediu nu se desfășoară activitate, avizul asociației de proprietari nu este necesar: declarația-tip conține deja declarația din art. 17 alin. (6) din Legea nr. 31/1990. Dacă firma închiriază mai târziu un depozit, adaugă un sediu secundar și dă o nouă declarație pe propria răspundere pentru el.

Ce nu se declară: activitățile de birou

Art. 122 alin. (2) din Legea nr. 265/2022 spune că activitățile proprii de birou ale firmei nu fac obiectul declarației pe propria răspundere. Contabilitatea internă, arhivarea actelor sau corespondența firmei nu sunt „activitate desfășurată la sediu” în sensul formularului.

Distincția contează mai ales pentru firmele cu sediul într-un apartament: dacă acolo faci doar treburile administrative ale firmei, nu declari la rubrica 3.1 nicio clasă CAEN și, practic, sediul rămâne fără activitate.

Sediul fără activitate și avizul asociației de proprietari

Legea nr. 196/2018 cere avizul asociației de proprietari pentru schimbarea destinației unei locuințe. Legea nr. 31/1990, la art. 17 alin. (6), face o excepție pentru firme: avizul nu e necesar dacă administratorii declară pe propria răspundere că la sediul social nu se desfășoară activitate.

Nu ai nevoie de un document separat. Potrivit ONRC, când firma nu desfășoară activitățile declarate la sediul social sau la sediile secundare, pentru o perioadă de maximum 3 ani, declarația-tip semnată de asociați și administratori include declarația din art. 17 alin. (6). La fel și când firma lucrează în afara sediului și a sediilor secundare. Concret, completezi rubrica 3.2 cu activitățile de la terți și lași 3.1 fără clase CAEN.

Dacă desfășori activitate în apartament, avizul asociației de proprietari intră în dosar. Comparația dintre sediul în comodat și cel închiriat e în articolul despre sediul social SRL.

Ce se întâmplă după ce depui declarația pe propria răspundere

• Înregistrarea. Oficiul registrului comerțului înregistrează depunerea declarației și datele din ea, pentru sediul social și pentru fiecare sediu secundar (art. 122 alin. 5).
• Certificatele. Odată cu încheierea registratorului primești certificatul de înregistrare și un certificat constatator care atestă înregistrarea declarației și a datelor din ea (art. 122 alin. 7).
• Transmiterea către autorități. În 3 zile lucrătoare de la înregistrare, ORC trimite electronic datele către direcțiile de sănătate publică, ANSVSA, autoritățile de mediu și inspectoratele teritoriale de muncă (art. 123).
• Controlul. Autoritățile pot verifica ce ai declarat. Dacă dispun suspendarea sau interzicerea activității, actul lor se înregistrează din oficiu în registrul comerțului (art. 124).

Păstrează certificatul constatator primit la înființare. El atestă că declarația pe propria răspundere a fost înregistrată și ce activități ai declarat la fiecare adresă, adică exact informațiile pe care le verifică autoritățile la un control.

Două excepții de reținut: activitățile cu impact semnificativ asupra mediului se autorizează de autoritatea de protecție a mediului (art. 121 alin. 2), iar activitățile pentru care o lege specială cere autorizare sau notificare se autorizează de instituțiile de resort; în acest caz, încheierea registratorului menționează că e nevoie de autorizație (art. 121 alin. 3 și 4).

Când dai o nouă declarație pe propria răspundere

Declarația descrie situația de la înființare. Potrivit art. 122 alin. (4), depui o nouă declarație când se modifică obiectul de activitate sau activitățile autorizate, când muți sediul social, când deschizi sedii secundare și când întrerupi temporar sau reiei activitatea. Cum completezi formularul în aceste situații e explicat pe larg în articolul despre Anexa 4 ONRC.

Celelalte declarații pe propria răspundere din dosarul SRL

Declarația-tip e singura obligatorie pentru orice SRL. După caz, mai pot intra în dosar:

• Declarația privind beneficiarul real, cerută de art. 56 din Legea nr. 129/2019. Nu mai e necesară separat dacă datele beneficiarilor reali și modul de exercitare a controlului sunt incluse în actul constitutiv. Detalii în articolul despre beneficiarul real.
• Declarația cetățeanului străin sau a persoanei juridice străine neînregistrate fiscal în România, privind cazierul fiscal (art. 8 alin. 4 din O.G. nr. 39/2015). Vezi actele pentru SRL cu asociat străin.

Toate pot fi înscrisuri sub semnătură privată, depuse la registru sau trimise prin poștă, curier ori electronic, cu semnătură electronică calificată (art. 84 alin. 4 din Legea nr. 265/2022).

Greșeli frecvente în declarația pe propria răspundere

• Activitățile de birou trecute la sediu. Nu se declară, iar declararea lor poate face să pară că la sediu se desfășoară activitate.
• Clase CAEN care nu sunt în actul constitutiv. Declarația se referă la activitățile din obiectul de activitate.
• Lucrezi la client, dar declari totul la sediu. Activitatea în afara sediului se trece la rubrica „activități desfășurate la terți”.
• Punctul de lucru fără adresă completă. La sediile secundare, fiecare rând are adresa și clasele CAEN proprii.
• Semnează doar unul dintre administratori, deși legea cere semnătura asociaților și a administratorilor.

Declarația pe propria răspundere în GetDoc

În fluxul de înființare SRL din GetDoc alegi, pentru fiecare clasă CAEN, unde se desfășoară: la sediu, la terți sau la un punct de lucru, iar declarația pe propria răspundere se generează cu rubricile completate, alături de celelalte acte din dosar. Lista completă e în ghidul despre acte înființare SRL. Dosarul de înființare SRL costă 299 lei, iar tariful de publicare în Monitorul Oficial se plătește separat. GetDoc este un serviciu privat, neafiliat ONRC. Detaliile sunt pe pagina înființare SRL online.

Întrebări frecvente despre declarația pe propria răspundere

Ce este Anexa 4 la înființarea unui SRL?

Este declarația-tip pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare, prevăzută de art. 122 din Legea nr. 265/2022. Se depune odată cu cererea de înregistrare și face parte din ea, ca anexă.

Cine semnează declarația pe propria răspundere la un SRL?

Asociații și administratorii, olograf sau cu semnătură electronică calificată (art. 122 alin. 3 din Legea nr. 265/2022).

Trebuie să declar activitatea de birou la sediul social?

Nu. Art. 122 alin. (2) prevede că activitățile proprii de birou ale firmei nu fac obiectul declarației.

Am nevoie de avizul asociației de proprietari dacă sediul e în apartament?

Nu, dacă la sediu nu se desfășoară activitate. Potrivit ONRC, declarația-tip semnată de asociați și administratori include în acest caz declarația prevăzută de art. 17 alin. (6) din Legea nr. 31/1990.

Ce înseamnă activități desfășurate la terți?

Activitățile desfășurate în afara sediului social și a sediilor secundare, inclusiv cele itinerante, de exemplu la client sau pe șantier.

Cui ajung datele din declarație?

Registrul comerțului le transmite electronic, în 3 zile lucrătoare de la înregistrare, către direcțiile de sănătate publică, ANSVSA, autoritățile de mediu și inspectoratele teritoriale de muncă.

Surse verificate pe 18 octombrie 2026: Legea nr. 265/2022, art. 84 și 121–124 (extrase publicate de ONRC), formularul-tip Anexa nr. 4, ONRC, documente pentru înregistrarea SRL, Legea nr. 31/1990, art. 17.