Sediul social al SRL: comodat, închiriere și avizul asociației

Oricât de mică ar fi firma ta, legea îi cere o adresă. Alegerea pentru sediul social al SRL pare simplă (pui adresa unde stai sau unde ai birou), dar la depunerea dosarului la ONRC apar trei întrebări care blochează mulți antreprenori: ce document dovedește că ai dreptul să folosești spațiul, ce diferență face între comodat și închiriere și când ai nevoie de avizul asociației de proprietari. Răspundem pe rând, folosind pagina oficială ONRC, Legea nr. 31/1990, Legea nr. 265/2022 și Legea nr. 196/2018, ca să știi exact ce pui în dosar și ce nu.

Cuprins

• Pe scurt: sediu social SRL fără complicații
• Ce este sediul social și ce trebuie să dovedești
• Sediu social SRL în comodat
• Sediu social SRL cu contract de închiriere
• Comodat sau închiriere: care e diferența pentru ONRC
• Avizul asociației de proprietari: când se cere
• Declarația-tip privind condițiile de funcționare
• Cum alegi sediul social SRL: ghid rapid
• Trei situații frecvente pentru sediul social
• Sediul social și domiciliul: ce se poate
• Cum schimbi sediul social ulterior
• Pașii de la idee la dosar, pentru sediul social
• Greșeli frecvente cu sediul social SRL
• Sediul social SRL și celelalte acte din dosar
• Pregătești sediul social SRL cu GetDoc
• Întrebări frecvente

Pe scurt: sediu social SRL fără complicații

Pentru sediul social ai nevoie de un înscris care atestă dreptul de folosință asupra spațiului. ONRC spune clar că documentul poate fi „orice înscris” care atestă dreptul de folosință asupra spațiilor cu destinație de sediu social sau sedii secundare, în original, în copie certificată de parte sau în copie legalizată. Avizul asociației de proprietari nu se cere întotdeauna: nu este necesar când administratorul declară pe propria răspundere că la sediul social nu se desfășoară activitate (art. 17 alin. (6) din Legea nr. 31/1990).

• Proprietar: folosești spațiul tău, dovedit cu actul de proprietate.
• Comodat: primești spațiul în folosință gratuită, pe bază de contract.
• Închiriere: plătești chirie, pe bază de contract de închiriere.
• Aviz asociație: doar dacă desfășori activitate într-un imobil colectiv cu regim de locuință și nu declari că nu se desfășoară activitate.

Ce este sediul social și ce trebuie să dovedești

Sediul social este adresa oficială a societății, înscrisă în actul constitutiv și în registrul comerțului. Pe lângă adresă, ONRC cere, la înregistrare, documentul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului. Mai precis, în lista de acte pentru SRL figurează „documentul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului cu destinație de sediu social și, dacă este cazul, înscrisul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului cu destinație de sediu secundar”.

Ce reții de aici: ONRC nu impune un singur tip de contract. Contează ca documentul să arate că ai dreptul să folosești spațiul ca sediu al firmei, pe o durată care acoperă măcar începutul activității. Pentru sediul social SRL, cele mai întâlnite variante sunt proprietatea, comodatul și închirierea.

Sediu secundar, punct de lucru: cum se leagă

Dacă firma are mai multe locații, fiecare sediu secundar cere propriul document de folosință și, la fel ca sediul social, este acoperit de declarația-tip privind condițiile de funcționare. Pentru modificări ulterioare ale locațiilor, vezi paginile de deschidere punct de lucru SRL și închidere punct de lucru SRL.

Sediu social SRL în comodat

Comodatul este împrumutul de folosință: proprietarul îți dă spațiul să-l folosești, fără chirie, pe baza unui contract. E varianta cea mai comună pentru cei care își pun sediul la domiciliul rudelor sau al prietenilor.

Când ți se potrivește comodatul

• Folosești o locuință sau un spațiu al unei rude și proprietarul e de acord să-ți dea folosința.
• Nu vrei să plătești chirie pentru o adresă pe care o folosești în principal formal.
• Firma are activitate de birou, care nu ridică probleme de condiții speciale.

Ce conține un contract de comodat bun

1. Datele proprietarului (comodant) și ale firmei (comodatar).
2. Identificarea spațiului: adresă completă și, dacă e cazul, elemente de carte funciară.
3. Destinația: folosirea ca sediu social al societății.
4. Durata, scrisă clar, cu posibilitatea de prelungire.
5. Mențiunea că folosința este gratuită.
6. Semnăturile părților, cu data.

Atenție la durata comodatului: dacă expiră înaintea mandatului administratorului sau a duratei firmei, riști o neconcordanță între dosar și realitate; verifică termenul la fiecare prelungire.

Sediu social SRL cu contract de închiriere

La închiriere plătești o chirie, iar contractul de închiriere este documentul care dovedește dreptul de folosință. E varianta potrivită când ai un birou real, un spațiu comercial sau când proprietarul nu vrea comodat.

Ce verifici înainte să semnezi

• Contractul permite folosirea spațiului ca sediu social, nu doar ca locuință sau birou intern.
• Proprietarul îți permite să dai adresa ca sediu al firmei; unele contracte interzic subînchirierea sau schimbarea destinației.
• Durata și condițiile de încetare sunt compatibile cu planurile firmei.
• Dacă spațiul este într-un bloc, ai în vedere regulile asociației de proprietari (vezi mai jos).

Comodat sau închiriere: care e diferența pentru ONRC

Pentru ONRC, ambele sunt înscrisuri care atestă un drept de folosință. Diferența este practică, nu legală, în dosar:

Alegerea nu schimbă obligațiile din Legea nr. 31/1990 și nici procedura ONRC. Schimbă doar costul și relația cu proprietarul.

Avizul asociației de proprietari: când se cere

Aici apar cele mai multe întrebări. Avizul privește imobilele colective cu regim de locuință, adică blocurile. Art. 40 din Legea nr. 196/2018 (pe care ONRC o citează în pagina sa oficială) spune că schimbarea destinației locuințelor, precum și a spațiilor cu altă destinație decât cea de locuință, prezente în proiectul inițial al imobilului, se poate face numai cu avizul scris al comitetului executiv și cu acordul scris, prealabil, al proprietarilor direct afectați cu care se învecinează, pe plan orizontal și vertical.

Odată cu acordul, proprietarii direct afectați și solicitantul semnează și o convenție privind declararea activității care se va desfășura în spațiul respectiv și numărul de persoane în funcție de care se calculează cheltuielile. O copie a convenției se înmânează președintelui asociației de proprietari.

În lista ONRC, avizul apare ca document „dacă este cazul”, completat pe formular-tip, în original.

Excepția din Legea 31/1990

Art. 17 alin. (6) din Legea nr. 31/1990 spune că avizul privind schimbarea destinației imobilelor colective cu regim de locuință nu este necesar atunci când administratorul sau, după caz, administratorii declară pe propria răspundere faptul că la sediul social nu se desfășoară activitate. ONRC precizează și că această declarație este inclusă în declarația-tip privind condițiile de funcționare în anumite situații, nemaifiind necesară o altă declarație.

Practic, pentru sediul social SRL într-un apartament:

1. Dacă nu se desfășoară activitate la sediu (adresa e doar formală, iar activitatea se face în altă parte sau online), administratorul declară asta și nu ai nevoie de aviz.
2. Dacă se desfășoară activitate la sediu (clienți, depozitare, birou cu public), ai nevoie de avizul asociației, cu acordul vecinilor afectați.

Ce activități sunt „de birou”

Art. 122 alin. (2) din Legea nr. 265/2022 spune că activitățile proprii de birou pentru firmă nu fac obiectul depunerii declarației privind îndeplinirea condițiilor de funcționare. Distincția dintre „activitate la sediu” și „birou propriu al firmei” contează, deci discută-o cu contabilul sau cu consultantul înainte să semnezi declarația.

Declarația-tip privind condițiile de funcționare

La înregistrare depui și declarația-tip pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare/desfășurare a activității pentru sediul social și sediile secundare (art. 122 alin. (1) din Legea nr. 265/2022). Este semnată olograf sau cu semnătură electronică calificată de asociați sau administratori și atestă că firma desfășoară activitățile declarate la sediu, cu respectarea condițiilor din domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protecției mediului și protecției muncii (art. 122 alin. (3)).

ONRC mai precizează că, dacă firma nu desfășoară activitate la sediul social sau la sediile secundare activitățile declarate pe o perioadă de cel mult 3 ani, declarația-tip include declarația din art. 17 alin. (6) din Legea nr. 31/1990, nemaifiind necesară o alta. La final, oficiul registrului comerțului eliberează, odată cu încheierea registratorului, certificatul de înregistrare și un certificat constatator pentru sediu (art. 122 alin. (7)).

Cum alegi sediul social SRL: ghid rapid

1. Ai spațiu propriu? Folosește-l; dovedește cu actul de proprietate.
2. Ai o rudă dispusă? Comodat scris, cu durată clară și destinație de sediu social.
3. Ai nevoie de un birou real? Închiriază, cu contract care permite sediul social.
4. Locuiești la bloc? Decide dacă la adresă se desfășoară activitate; dacă da, ceri avizul; dacă nu, administratorul declară.
5. Ai mai multe locații? Adaugi documentul de folosință și pentru sediile secundare.

Trei situații frecvente pentru sediul social

Regulile devin clare când le pui pe un caz. Iată trei situații, descrise fără cifre inventate.

Freelancer într-un apartament, fără clienți la adresă

Un consultant lucrează de acasă, pe laptop, iar clienții nu vin la el. Sediul social este apartamentul, în comodat de la părinți sau în proprietate. Pentru că la adresă nu se desfășoară activitate cu public sau depozitare, administratorul poate declara pe propria răspundere acest lucru și avizul asociației de proprietari nu mai este necesar (art. 17 alin. (6) din Legea nr. 31/1990).

Cabinet sau atelier cu clienți la adresă

O firmă primește clienți în spațiul din bloc sau ține echipamente. Aici activitatea se desfășoară efectiv la sediul social, deci, în imobil colectiv cu regim de locuință, ai nevoie de avizul comitetului executiv și de acordul scris al vecinilor afectați, conform art. 40 din Legea nr. 196/2018. Pregătește din timp convenția privind activitatea declarată.

Birou închiriat într-o clădire de birouri

Aici nu apar de regulă probleme de destinație locuință: contractul de închiriere dovedește dreptul de folosință, iar în el verifici că poți folosi adresa ca sediu social. Costul este chiria, nu o taxă către stat.

Sediul social și domiciliul: ce se poate

Mulți antreprenori întreabă dacă pot folosi domiciliul ca sediu. Da, dacă ai un înscris care atestă dreptul de folosință (de exemplu actul de proprietate sau un comodat de la proprietar) și respecți regulile pentru imobilele colective cu regim de locuință, descrise mai sus. Dacă locuiești cu chirie, ai nevoie de acordul proprietarului, iar contractul de închiriere trebuie să permită folosirea ca sediu al firmei; dacă nu o permite, cere un act adițional sau un comodat separat.

Cum schimbi sediul social ulterior

Sediul social nu este definitiv. Când te muți, schimbarea se înregistrează la ONRC prin mențiune, cu actul modificator (hotărâre sau decizie), cu noul document de folosință și, dacă se modifică sediul social, cu o nouă declarație-tip privind condițiile de funcționare (art. 122 alin. (4) din Legea nr. 265/2022). Cererea se depune, de regulă, în 15 zile de la actul modificator. Pe site avem un ghid practic pentru modificările de acte la ONRC și pentru actualizarea datelor asociaților și administratorilor.

Pașii de la idee la dosar, pentru sediul social

1. Decizi unde va fi sediul social și cine are dreptul să-l ofere.
2. Obții înscrisul de folosință (act de proprietate, comodat sau contract de închiriere), cu destinația de sediu social.
3. Verifici dacă este imobil colectiv cu regim de locuință și dacă se desfășoară activitate la adresă.
4. Dacă e cazul, obții avizul asociației de proprietari, pe formularul-tip.
5. Introduci adresa identic în actul constitutiv și în declarația-tip.
6. Depui dosarul complet la oficiul registrului comerțului.

Greșeli frecvente cu sediul social SRL

• Contract care nu menționează destinația de sediu social.
• Comodat sau chirie expirate în timpul funcționării firmei, fără prelungire.
• Aviz cerut inutil când activitatea nu se desfășoară la sediu, sau neavizat când se desfășoară.
• Declarație nepotrivită cu realitatea: administratorul își asumă răspunderea pentru ea.
• Schimbarea sediului fără mențiune la ONRC: dacă se modifică sediul social, se depune o nouă declarație-tip (art. 122 alin. (4)).

Sediul social SRL și celelalte acte din dosar

Sediul apare în actul constitutiv, în declarația-tip și în dovada de folosință, iar toate trebuie să fie coerente: aceeași adresă, aceeași scriere. O diferență de adresă între acte este una dintre cauzele frecvente de întârziere. Vezi lista completă în acte necesare înființare SRL și cost înființare SRL, unde explicăm ce plătești și ce nu. Dacă vrei să știi cine conduce firma de la acea adresă, citește despre administrator SRL.

Pregătești sediul social SRL cu GetDoc

Aplicația GetDoc te ghidează la pasul „Sediul” și „Dovada sediului”: alegi tipul de drept (proprietate, comodat, închiriere), completezi datele contractului, iar actele sunt generate în dosarul de înființare. Dosarul de înființare SRL costă 299 lei, iar tariful de publicare în Monitorul Oficial se plătește separat. GetDoc este un serviciu privat, neafiliat ONRC. Detaliile sunt pe pagina înființare SRL, iar profesioniștii cu mai multe dosare pot folosi GetDoc PRO.

Întrebări frecvente despre sediul social

Ce document dovedește sediul social SRL?

Orice înscris care atestă dreptul de folosință asupra spațiului cu destinație de sediu social, în original, în copie certificată de parte sau în copie legalizată, conform paginii oficiale ONRC.

Pot avea sediul social SRL în comodat?

Da. Comodatul este un înscris care atestă un drept de folosință gratuită; important este ca el să menționeze destinația de sediu social și o durată clară.

Care e diferența dintre comodat și închiriere pentru sediul social SRL?

Pentru ONRC ambele sunt înscrisuri care atestă dreptul de folosință. Diferența este că la comodat folosința e gratuită, iar la închiriere plătești chirie.

Când se cere avizul asociației de proprietari?

Când spațiul este într-un imobil colectiv cu regim de locuință și la sediul social se desfășoară activitate; avizul nu e necesar dacă administratorul declară pe propria răspundere că la sediul social nu se desfășoară activitate (art. 17 alin. (6) din Legea nr. 31/1990).

Ce spune art. 40 din Legea 196/2018 despre avizul asociației?

Schimbarea destinației locuințelor sau a spațiilor cu altă destinație se poate face numai cu avizul scris al comitetului executiv și cu acordul scris, prealabil, al proprietarilor direct afectați cu care se învecinează.

Pot folosi sediul social SRL la domiciliu?

Da, dacă ai un înscris care atestă dreptul de folosință și respecți condițiile pentru imobilele colective cu regim de locuință; dacă nu se desfășoară activitate la sediu, administratorul poate declara acest lucru.

Ce se întâmplă dacă schimb sediul social?

Modificarea se înregistrează la ONRC, iar la schimbarea sediului social depui o nouă declarație-tip privind condițiile de funcționare (art. 122 alin. (4) din Legea nr. 265/2022).