Primul an după înființare: calendar SRL cu termene și obligații

Certificatul de înregistrare e în mână, dar firma abia a început. Primul an după înființare aduce un set de termene și decizii pe care mulți fondatori le descoperă pe parcurs: capitalul care trebuie completat, schimbările care se înregistrează la ONRC, declarația beneficiarului real, actualizarea codurilor CAEN și relația cu contabilul. Mai jos ai calendarul, luat pe luni și pe teme, cu termenele care rezultă din lege și din ghidurile oficiale, ca să nu afli de ele de la o amendă.

Cuprins

• Pe scurt: primul an după înființare, în șase puncte
• Calendarul primului an, pe luni
• Primul an după înființare: prima lună
• Capitalul social: cât și când vărsăm
• Mențiuni la ONRC: ce schimbări trebuie înregistrate
• Beneficiarul real: ce faci dacă se schimbă ceva
• CAEN Rev. 3: termenul din 1 aprilie 2027
• Mandatul administratorului: urmărește durata
• Contabilitate și taxe în primul an
• Documente pe care le păstrezi în primul an
• Ce riști dacă ratezi un termen
• Primul an după înființare cu mai mulți asociați
• Lista de verificare pe trimestre
• Greșeli frecvente în primul an după înființare
• Cum te ajută GetDoc după înființare
• Întrebări frecvente
• Surse oficiale

Pe scurt: primul an după înființare, în șase puncte

• Luna 1: contul bancar, contabilul și înregistrările fiscale. Pașii de început sunt în ghidul nostru despre primii pași după înființarea firmei.
• Primele 3 luni: vărsarea a cel puțin 30% din capitalul social și, oricum, înainte de începerea activității (art. 9¹ din Legea nr. 31/1990).
• Până la 12 luni: completarea capitalului rămas, dacă aportul este în numerar (în natură, până la 2 ani).
• Oricând apar schimbări: cererea de înregistrare a mențiunilor se depune, de regulă, în 15 zile de la actul modificator, iar modificarea beneficiarului real se declară tot în 15 zile.
• Până la 1 aprilie 2027: actualizarea codurilor CAEN la Rev. 3, dacă firma ta nu a pornit deja pe clasificarea nouă.
• Pe tot parcursul anului: evidența contabilă, raportările la ANAF și urmărirea pragurilor fiscale, împreună cu contabilul.

Calendarul primului an, pe luni

Tabelul de mai jos adună într-un singur loc obligațiile care țin de ONRC și de lege, iar partea fiscală rămâne la contabil. Datele sunt orientative pentru o firmă înființată recent; calculează fiecare termen de la data certificatului tău de înregistrare.

Primul an după înființare: prima lună

În primele săptămâni, prioritățile sunt practice: deschizi contul bancar al firmei, alegi contabilul, verifici ce înregistrări fiscale are nevoie firma și păstrezi toate actele primite de la ONRC. Nu repetăm aici lista completă; o găsești în ghidul de la primii pași după înființarea firmei. Un singur lucru merită subliniat: certificatul de înregistrare, actul constitutiv și încheierea judecătorului-delegat sunt documentele pe care le vei cere cel mai des în primul an după înființare (bancă, parteneri, autorități), deci păstrează-le în format digital și pe hârtie.

Dacă ai ales forma SRL după ce ai comparat-o cu PFA, merită să recitești cum arată diferențele de răspundere și de impozitare în comparația SRL sau PFA, pentru că deciziile fiscale din prima lună se leagă direct de ea.

Capitalul social: cât și când vărsăm

Aici se strâng cele mai multe întrebări în primul an după înființare. Legea cere ca cel puțin 30% din capitalul subscris să fie vărsat în termen de 3 luni de la înregistrarea societății și înainte de începerea activității, iar restul în 12 luni dacă aportul este în numerar și în cel mult 2 ani dacă este în natură. La un capital de 500 lei, prima tranșă obligatorie este de 150 lei.

Păstrează dovezile (chitanțe sau extrase de cont) și anunță contabilul când ai completat fiecare tranșă, ca evidența să arate corect capitalul vărsat. Reguli, exemple și calcule pe sume diferite găsești în articolul despre capitalul social minim de 500 lei. Dacă, după câteva luni, decizi că firma are nevoie de un capital mai mare, procedura este cea din ghidul despre majorarea capitalului social.

Mențiuni la ONRC: ce schimbări trebuie înregistrate

Datele firmei din registrul comerțului trebuie să corespundă realității. Când se schimbă ceva, schimbarea se înregistrează prin cerere de mențiuni, de regulă în 15 zile de la actul modificator. În primul an după înființare, cele mai frecvente situații sunt:

• Schimbarea sediului sau a contractului de comodat/închiriere. Ghidul despre sediul social al SRL explică ce acte se schimbă și ce verifici la durata contractului.
• Schimbarea administratorului sau a puterilor lui. Pașii sunt în articolul despre administratorul SRL.
• Intrarea sau ieșirea unui asociat (cesiune de părți sociale). Regulile de vot și cesiune sunt în ghidul despre asociatul unic sau mai mulți asociați.
• Adăugarea unui cod CAEN sau schimbarea obiectului de activitate. Dacă activitatea reală ajunge să difere de cea declarată, înregistrează schimbarea înainte de a o desfășura.

Lista tuturor tipurilor de mențiuni, cu actele cerute, este în ghidul Modificări acte firmă la ONRC, iar cele mai frecvente motive de respingere le găsești în top 5 greșeli care duc la respingerea dosarului.

Beneficiarul real: ce faci dacă se schimbă ceva

La înființare, dosarul include declarația privind beneficiarul real. Pe parcursul anului, obligația reapare doar dacă se schimbă datele de identificare ale beneficiarului real: declarația se depune în 15 zile de la modificare. Pentru unele societăți (de exemplu cele cu structuri de acționariat care implică entități înmatriculate în anumite jurisdicții) există și o declarație anuală, în 15 zile de la aprobarea situațiilor financiare. Ignorarea obligației poate duce la sancțiuni și, în ultimă instanță, la dizolvare. Explicația completă este în articolul despre beneficiarul real al SRL.

Un caz concret din primul an după înființare: un asociat își cedează părțile sociale altcuiva. Cesiunea schimbă structura de proprietate, deci verifică în același timp și mențiunea la ONRC, și declarația de beneficiar real.

CAEN Rev. 3: termenul din 1 aprilie 2027

Dacă firma ta a fost înființată cu coduri CAEN din Rev. 2, ai în față obligația de actualizare la Rev. 3. Termenul inițial, 25 septembrie 2026, a fost prelungit de Guvern până la 1 aprilie 2027, iar până atunci cele două clasificări se folosesc în paralel. Dacă firma s-a înființat recent cu coduri Rev. 3, ai de verificat doar că activitatea reală se potrivește cu ele. Detaliile sunt în articolele despre ce riști dacă nu actualizezi codul CAEN și despre alegerea codurilor CAEN la înființare.

Mandatul administratorului: urmărește durata

Mandatul administratorului se stabilește pe o durată. Potrivit Legii nr. 265/2022, un mandat fără termen precizat încetează după 3 ani de la încheiere; de aceea articolul nostru despre mandatul nelimitat al administratorului explică de ce formularea „pe durată nelimitată” nu mai funcționează. Pentru o firmă nouă, soluția simplă este un termen clar în act, trecut într-un calendar intern, cu cel puțin 2-3 luni înainte de scadență. Un mandat expirat blochează orice modificare ulterioară, pentru că dosarul pornește de la un administrator fără împuternicire valabilă. Mai multe în ghidul despre administratorul SRL.

Contabilitate și taxe în primul an

Partea fiscală aparține contabilului, iar regulile se schimbă des, așa că aici dăm doar reperele pe care le poți verifica ușor, fără să înlocuim sfatul unui specialist:

• Plafonul de TVA: după Legea nr. 22/2025, plafonul de scutire este de 395.000 lei. Cere contabilului să urmărească lunar cifra de afaceri față de acest plafon.
• Impozitul pe veniturile microîntreprinderilor: din 2026, potrivit OUG nr. 89/2025, există o cotă unică de 1% pentru firmele cu cifra de afaceri sub 100.000 euro; regimul este opțional și are condiții, deci confirmă cu contabilul că le îndeplinești.
• Situațiile financiare anuale: primul exercițiu financiar se închide la 31 decembrie (sau mai devreme, în funcție de data înființării); contabilul le pregătește și le depune în termenele legale. Cere-i din timp calendarul exact pentru firma ta.
• Declarațiile lunare și trimestriale depind de TVA, de angajați și de regimul de impozitare ales.

Sursele fiscale sunt articolele de specialitate de la Fiscalitatea.ro și InfoTVA; verifică întotdeauna pe site-ul ANAF dacă regulile au fost modificate între timp. Costurile reale ale unui SRL, împreună cu taxele de la început, sunt explicate în ghidul despre costul de înființare.

Documente pe care le păstrezi în primul an

Pe lângă ce primești de la registrul comerțului, păstrează câte un exemplar din tot ce ai semnat. Dacă nu mai știi exact ce a intrat în dosar, verifică lista cu actele depuse la înființare și pune-le, în ordine, în dosarul firmei.

• Certificatul de înregistrare și încheierea judecătorului-delegat.
• Actul constitutiv și orice act adițional; vezi și ghidul despre actul constitutiv al SRL.
• Dovezile de vărsare a capitalului social (chitanțe, extrase de cont).
• Contractul pentru sediul social (comodat sau închiriere) și, dacă este cazul, avizul asociației de proprietari.
• Declarația privind beneficiarul real, cu data depunerii.
• Hotărârile asociaților și deciziile administratorului, în ordine cronologică.

Ce riști dacă ratezi un termen

Nu toate termenele din primul an după înființare au aceeași greutate, dar niciunul nu merită ignorat. Cel mai clar definit este cel al beneficiarului real: dacă declarația nu se depune în termen, urmează o sancțiune, iar dacă în 30 de zile de la aplicarea sancțiunii declarația tot lipsește, la cererea ONRC tribunalul poate pronunța dizolvarea societății. Cauza de dizolvare poate fi înlăturată înainte de a se pune concluzii în fond, dar este un risc pe care îl poți evita cu o simplă notă în calendar.

La CAEN, riscul este de ordin practic: spre sfârșitul perioadei, dosarele se aglomerează, iar o firmă care are nevoie de o altă modificare urgentă poate fi obligată să rezolve întâi conversia codurilor. La mandatul administratorului, consecința este blocajul: fără un mandat valabil, o modificare ulterioară nu poate porni curat. La capital, nevărsarea tranșelor la termen contrazice legea și apare la prima modificare sau la prima verificare.

Concluzia este simplă: o oră petrecută la fiecare trei luni cu lista din acest ghid costă mai puțin decât un dosar respins sau o sancțiune.

Primul an după înființare cu mai mulți asociați

Când firma are mai mulți asociați, apar câteva puncte în plus. Cotele din capital stabilesc votul și dividendele, iar orice schimbare de asociați trece prin hotărâre și, de regulă, prin cesiune de părți sociale. După o cesiune, se actualizează registrul, se verifică dacă s-a schimbat beneficiarul real și se face notificarea către ANAF; pașii sunt în articolul despre notificarea ANAF la cesiune și în ghidul despre cesiunea de părți sociale.

În primul an după înființare, un lucru sănătos este să discuți între asociați ce se întâmplă dacă unul vrea să iasă: cine poate cumpăra părțile, în ce condiții și cu ce preț. Scris în act de la început, răspunsul scutește firma de conflicte exact atunci când are cea mai mare nevoie de stabilitate.

Lista de verificare pe trimestre

Ca să nu depinzi de memorie, împarte primul an după înființare în patru verificări scurte, de câte o jumătate de oră. Pune-le în calendar din ziua în care ai primit certificatul.

• Trimestrul 1 (lunile 1-3): contul bancar funcționează, contabilul are toate actele, ai vărsat cel puțin 30% din capital, iar dovezile sunt arhivate. Dacă ai început deja activitatea, verifică dacă a fost respectată regula vărsării înainte de începerea activității.
• Trimestrul 2 (lunile 4-6): compară datele din registru cu realitatea: sediul, administratorul, asociații, obiectul de activitate. Orice diferență se corectează prin cerere de mențiuni, în termenul de 15 zile de la actul modificator.
• Trimestrul 3 (lunile 7-9): verifică stadiul CAEN față de termenul din 1 aprilie 2027 și dacă mandatul administratorului are un termen clar, trecut în calendar.
• Trimestrul 4 (lunile 10-12): confirmă că întregul capital subscris este vărsat sau că vei respecta termenul de 12 luni, discută cu contabilul închiderea exercițiului financiar și evaluează dacă firma are nevoie de un capital mai mare, un asociat nou sau un sediu schimbat.

Această rutină nu cere cunoștințe juridice, doar disciplină. În practică, firmele care ajung la ONRC cu dosare respinse sunt cel mai des cele care au lăsat schimbările să se adune pe parcursul primului an după înființare și apoi le-au depus toate odată, cu acte contradictorii între ele.

Dacă o schimbare nu poate fi evitată, de exemplu un asociat care vrea să iasă, tratează-o ca pe un mini-proiect: hotărârea asociaților, actul de cesiune sau adițional, declarația de beneficiar real și cererea la ONRC, în această ordine. Pentru fiecare, ghidurile din secțiunile de mai sus îți arată ce acte pregătești și ce poți verifica singur înainte de depunere.

Greșeli frecvente în primul an după înființare

• Capitalul rămâne doar subscris. Dacă nu verși tranșele la termen, firma încalcă legea, iar ONRC și contabilul vor observa la prima modificare.
• Schimbările se fac „de fapt”, dar nu și la ONRC. Muți sediul sau schimbi administratorul fără cerere de mențiuni, apoi apar neconcordanțe la bancă și la ANAF.
• Se uită beneficiarul real. După o cesiune, declarația nu se actualizează.
• Se amână CAEN. Termenul pare departe, dar dosarele se aglomerează spre sfârșitul perioadei.
• Mandatul expiră neobservat. Un mandat de administrator cu termen scurt sau fără termen generează blocaje.

Cum te ajută GetDoc după înființare

După ce firma există, modificările din registru se pregătesc din aceeași platformă: alegi tipul de mențiune (sediu, administrator, asociați, CAEN, capital), completezi datele, iar aplicația generează actele și formularele cerute de ONRC, pe care le depui la registrul comerțului. Pentru firme care gestionează mai multe dosare, există și GetDoc Pro. Nu înlocuim contabilul și nu garantăm soluționarea dosarului; pregătim documentele corect, iar decizia rămâne la ONRC. Dacă încă nu ai firma, pagina Înființare SRL descrie dosarul și prețul fix de 299 lei.

Întrebări frecvente

Ce trebuie să fac în primul an după înființare la un SRL?

Verși cel puțin 30% din capital în primele 3 luni și restul în 12 luni, înregistrezi la ONRC orice schimbare a datelor firmei, declari modificările de beneficiar real în 15 zile, actualizezi codurile CAEN până la 1 aprilie 2027 și ții contabilitatea la zi împreună cu contabilul.

În cât timp trebuie vărsat capitalul social?

Cel puțin 30% din capitalul subscris în 3 luni de la înregistrare și înainte de începerea activității. Restul în 12 luni dacă aportul este în numerar și în cel mult 2 ani dacă este în natură.

În cât timp modific datele la ONRC după o schimbare?

De regulă, cererea de mențiuni se depune în 15 zile de la actul modificator. Verifică termenul pentru situația ta în ghidul ONRC sau cu un specialist.

Când trebuie să actualizez codurile CAEN?

Termenul actual este 1 aprilie 2027, după prelungirea decisă de Guvern; până atunci Rev. 2 și Rev. 3 se folosesc în paralel.

Cât durează mandatul administratorului?

Durata se stabilește în act sau în hotărâre. Un mandat fără termen precizat încetează după 3 ani de la încheiere, conform Legii nr. 265/2022.

Pot gestiona singur toate acestea?

Obligațiile din registru, da, dacă ții un calendar intern. Pentru partea fiscală ai nevoie de un contabil autorizat.

Surse oficiale

• Legea nr. 31/1990 privind societățile, forma republicată (art. 9¹)
• Oficiul Național al Registrului Comerțului, ghiduri despre mențiuni și beneficiar real
• ANAF, informații fiscale pentru contribuabili

Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța juridică sau fiscală individuală.